Tại sao đại lý phân bón phải xuất HĐĐT?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022. Đại lý phân bón, thuốc BVTV cũng không ngoại lệ.
Việc không xuất hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính từ 4 triệu đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Ngoài ra, khách hàng là doanh nghiệp, hợp tác xã cần hóa đơn để hạch toán chi phí — nếu bạn không xuất được HĐĐT, bạn sẽ mất khách hàng lớn.
Hóa đơn điện tử cũng giúp bạn quản lý doanh thu minh bạch hơn, dễ dàng đối chiếu với cơ quan thuế, và giảm chi phí in ấn hóa đơn giấy.
Quy trình đăng ký phát hành HĐĐT
Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT. Các nhà cung cấp phổ biến: VNPT (hóa đơn điện tử VNPT-CA), Viettel (S-Invoice), MISA, EasyInvoice. Mỗi nhà cung cấp có mức giá khác nhau, từ 300.000đ đến 2.000.000đ/năm tùy số lượng hóa đơn.
Bước 2: Đăng ký tài khoản trên cổng HĐĐT của nhà cung cấp. Cung cấp thông tin: MST, tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh, địa chỉ, số điện thoại, email.
Bước 3: Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế qua cổng thuetachinh.vn. Nộp tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
Bước 4: Chờ phê duyệt. Cơ quan thuế sẽ phê duyệt trong 1-2 ngày làm việc. Sau khi được phê duyệt, bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn.
Cách xuất HĐĐT từ phần mềm Nodi POS
Nodi POS tích hợp sẵn tính năng xuất hóa đơn điện tử, giúp bạn phát hành HĐĐT ngay trong quá trình bán hàng.
Cấu hình ban đầu: Vào Cài đặt → Hóa đơn điện tử → Nhập thông tin tài khoản VNPT/Viettel đã đăng ký → Lưu.
Xuất HĐĐT khi bán hàng: Sau khi hoàn tất đơn hàng, nhấn nút "Xuất HĐĐT" → Chọn thông tin người mua (MST, tên, địa chỉ) → Xác nhận → Hóa đơn được gửi tự động qua email khách hàng.
Tra cứu hóa đơn đã xuất: Vào menu Hóa đơn → Xem danh sách tất cả HĐĐT đã phát hành → Lọc theo ngày, khách hàng, trạng thái.
Lưu ý quan trọng khi xuất HĐĐT
- Phải xuất HĐĐT cùng ngày với ngày bán hàng
- Thông tin người mua phải chính xác: MST, tên đơn vị, địa chỉ
- Thuế suất phân bón: 5% VAT (theo Luật thuế GTGT sửa đổi)
- Thuốc BVTV: 5% VAT
- Giữ bản điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định
Xử lý hóa đơn sai sót
Nếu đã xuất hóa đơn nhưng phát hiện sai thông tin, bạn có 2 cách xử lý:
Hóa đơn chưa gửi cho người mua: Hủy trực tiếp trên phần mềm và xuất lại hóa đơn mới.
Hóa đơn đã gửi: Lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nodi POS hỗ trợ chức năng này ngay trong phần quản lý hóa đơn.
Kết luận
Xuất hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp nâng cao uy tín kinh doanh. Với Nodi POS, quy trình này hoàn toàn tự động và đơn giản.